5 dažniausios klaidos ir 15 kokybiško neformalaus grįžtamojo ryšio sekundžių

Grįžtamojo ryšio paskirtis yra informuoti darbuotoją, kokią įtaką vienas ar kitas elgesys daro siekiamam rezultatui bei paskatinti elgesį kartoti, koreguoti ar eliminuoti. Sulaukęs kokybiško grįžtamojo ryšio darbuotojas:

  1. aiškiai žino, koks konkrečiai elgesys ir kodėl buvo tinkamas ar netinkamas, ir kokio elgesio vadovas iš jo tikisi ateityje;
  2. yra linkęs (nori) elgesį kartoti / keisti (vadovas teikdamas grįžtamąjį ryšį paskatino, o ne sukėlė priešiškumą).

5 nekokybiško grįžtamojo ryšio elementai:

  1. Vadovas, grįžtamąjį ryšį teikia tik tada, kai darbuotojas kažką padaro netinkamai (o kokybišką elgesį priima, kaip natūralų) – tokiu būdu ilgainiui grįžtamasis ryšys automatiškai asocijuojasi su neigiamomis emocijomis. Be to, tokiose situacijose vadovas dažnai ne tik nepasako nieko naujo (nes kai padarome kažką ne taip, dažniausiai tai žinome, ar ne?), bet ir išreikšdamas kaltinimą, nusivylimą ar asmeninį vertinimą drastiškai mažina darbuotojo įsitraukimą, iniciatyvą ir motyvaciją siekti aukštesnių rezultatų, nei privaloma.
  2. Grįžtamajame ryšyje nėra elgesio, kurį darbuotojas galėtų atkartoti/koreguoti/eliminuoti.
    – Šiandien puikiai padirbėjai – to paties tikiuosi iš tavęs ir toliau. Ką konkrečiai padariau puikiai? Ką konkrečiai ir kaip daryti toliau?

    – Puikus mėnesio rezultatas, didžiausia tavo pasirašyta sutartis. Tikiuosi, kad ir toliau rezultatai bus tokie puikūs. Rezultatas nėra elgesys, o vadovas “užkrauna” darbuotojui lūkestį, kurio pateisinimas nėra vien tik darbuotojo galioje, tad tokios formuluotės gali sukelti daugiau streso, nei duoti naudos.
  3. Teikdamas grįžtamąjį ryšį turiniu, intonacija, veido išraiška, kūno kalba išreiškia kaltinimą ir/ar nusivylimą.
    – Tikėjausi, kad gali geriau…
    – Tu ir vėl…
    – Nejaugi negali nors kartą…
    – Kodėl nepadarei X / Kodėl darei Y?
    – Ir vėl nėra rezultato..
    – Ar nesakiau, kad verta daryti X.
  4.  Į grįžtamojo ryšio turinį vietoj elgesio įtraukiami vertybiniai dalykai (tau svarbu/nesvarbu X) ir žmogaus kaip asmenybės vertinimas (tu toks ar kitoks..).
    – Negi tau nerūpi mūsų kompanijos rezultatai?
    – Kodėl negerbi savo kolegų?
    – Ar tu visada toks(-ia) išsiblaškęs(-iusi)?
    – Esi puikus pardavėjas.
    – Tu patikimas žmogus, būk toks ir toliau.
  5. Vadovas pateikia tik savo asmeninį darbuotojo elgesio vertinimą.
    – Man patinka, kad nusprendei X.
    – Mane erzina, kai darai Y.
    – Puikiai susitvarkei su tuo konfliktiniu klientu.
    – Per prezentaciją dėstei mintis neaiškiai, turbūt labai jaudinaisi?

Paprasčiausias kokybiško neformalaus grįžtamojo ryšio algoritmas

  1. Tema. Labas, norėčiau pasikalbėti su tavimi apie X.
    Labas, norėčiau pasikalbėti su tavimi apie šio ryto jūsų skyriaus mėnesio rezultatų prezentaciją.
  2. Pastebėtas elgesys (tik itin konkretūs pastebėti faktai). Pastebėjau, kad šią savaitę dažnai vėluoji į susirinkimus / Pastebėjau, kad vakar prie komandos prisijungei 10 min. vėliau, nei buvome sutarę. Šįryt pastebėjau, kad vakar vakare, baigęs(-usi) darbus, palikai netvarkingą stalą / Šįryt ant stalo, prie kurio dirbai vakar, pastebėjau tris neplautus kavos puodelius.
    Pastebėjau, kad įtraukei naują skaidrę su trimis jūsų skyriaus sėkmę nulėmusiais faktoriais.
  3. Elgesio poveikis platesniu mastu (kodėl šis elgesys ar situacija svarbi).
    Ypač svarbu analizuoti sėkmės priežastis, nes tai leidžia sustelkti į efektyviausius veiksmus ir nuolat palaikyti aukštą rezultatų lygį. Be to, pastebėjau, kad kolegos užsirašė keletą idėjų ir aptarinėjo, kaip galėtų pritaikyti jas savo skyriuose.
  4. Paskatinimas / korekcija.
    Prašau, pateik tokią skaidrę ir kitose savo prezentacijose.

Toks algoritmas leidžia atkreipti dėmesį tik į žmogaus elgesį, atsiribojant nuo dažnai nepagrįsto vertinimo, požiūrių skirtumo ar elgesio motyvų, tokiu būdu nesukeliant priešiškumo, noro apsiginti ir pasiaiškinti. Juk jei niekas nekaltina, nėra prieš ką teisintis; jei nepuola – nereikia gintis ir t.t. Pats vadovas prašydamas iš darbuotojų tam tikro elgesio, objektyviai (kiek įmanoma) remiasi jo įtaka siekiamam rezultatui.

Tad jei vadovas, teikdamas grįžtamąjį ryšį, sulaukia priešiškumo, tai akivaizdus ženklas, kad dar yra ko išmokti. Vadovui.